日常に役立つ知恵の図書館

雑学の図書館

書き方を教えて!代理でビジネスメールを上司に頼まれました

   

書き方を教えて!代理でビジネスメールを上司に頼まれました

まだ仕事に慣れていないのに、上司から代理でメールを送るように頼まれてしまった・・。

さてビジネスメールの正しい書き方はどうやって書くのでしょう?

そんなビジネスマナーをまとめてみました。これで失礼のない対応が出来ると思います!

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

9f6cb09986ad0ce18f9a44410eb87a22_s
みんな旅行の予約はどれくらい前にしてる?

大型連休には旅行に行きたい!でも早く予約しないといっぱいにな...

12e41f075281e8e6fc60a3522957cba8_s
豆腐「一丁二丁・・・」なぜこの数え方?

豆腐ってどうやって数えるか知っていますか?
...

4653fe6f15ff661e970f2707f7514ed3_s
郵便局のキャッシュカードを紛失しちゃった!


ゆうちょ銀行と言えば、送金の手数料が安く、他行と...

66c69d55ca06c0edfc395b1bcc5b7952_s
眼鏡のレンズに付いた傷は研磨で直るのか?

眼鏡のレンズに傷が入ってしまった!自分で研磨して直す事はでき...

nisdkksi_tp_v
大阪・名古屋の移動交通手段は何がいい?


大阪から名古屋へ行く時に何を利用したら、一番安く...

f9e326d87748b37fa8ea82da1608c568_s
twitterの友達の作り方


何気にツイートしたことが共感を呼んで、友達になる...

eeeac3f861e12ae70f9ce42d1df7fea7_s
c言語の演算結果をcsvで出力する方法


実験のデータなど、c言語の演算結果を保存する事が...

02429f65fdef924dd9c7fb5507e0690b_s
京都や大阪の観光地に行きたい!

関西の観光地と言えば、やはり京都を思い浮かべる人が多いと思い...

376ec1eb0aea948f7c18b22f32d95236_s
法人税は未納消費税があると充当される仕組みとは?


法人税とはその会社が得た所得に対して課される税の...

29e4249217ed0aca74e7e081b73ab9b4_s
大学受験で失敗する人の特徴ってある?

大学受験には決して失敗したくないですよね。
...

102ffe004b576ce112262ecadefbb741_s
大学に入ってからも勉強が大変な理系の学生

大学には色んな学部があり、文系と理系とに分けられますが、この...

7f1f0a3ee3ceb90cb2bee842a1662a29_s
カラオケの部屋にカメラは付いてる?

友達とのカラオケは盛り上がりますよね~
盛り上...

5ea9da2e02a3cb3130a4272d445fd116_s
セリーグとパリーグの人気の違いと実力とは?


かつて「人気のセリーグ、実力のパリーグ」と言われ...

d3b47bebcd3bfe8f09734d450ad28f3f_s
心配!子どもの視力が0.4!

最近子どもの視力低下が問題となっています。
...

d5e3fa06d447e7bf8423ca35cb814cca_s
歯医者で麻酔をしたら眠気に襲われる?

歯医者で麻酔を使用しての治療の後眠気に襲われる事ってあります...

802f478894f5c15a2506130411b7725f_s
救急車のサイレンを鳴らさないで来てほしい

救急車は緊急車両なのでサイレンを鳴らしながら走りますよね。 ...

e486bcc0da78030bfeb6b62da4b6f9d4_s
大学時代にもっと勉強すればよかったと後悔しないために

大学に入ると受験勉強から解放され、ついつい遊びに夢中になって...

a1180_012200
賃貸マンションの壁紙張替は誰が負担するの?


賃貸マンションやアパートを退去する時に、壁紙のト...

taka160421400i9a2651_tp_v
大学の奨学金、連帯保証人はどうする?


大学の費用を事前に用意できるご家庭は、最近少なく...

5a5fba869dc89f8a5e20aeca396c5ba7_s
国立大学の学費は、そりゃ私立大学よりは少ないけどね!


子どもの大学進学を考えたら、どんなに本人が希望し...

スポンサーリンク


Q.上司の代理でメールを送る場合はこれで良いでしょうか?

アシスタントの仕事を始めた者です。

このたび、上司の代理で、複数の相手(会社としてはなじみがあるのですが、上司と私は、はじめてコンタクトをとる相手です)に、アポを取るためのメールを送ることになりました。

アポは、対談や取材、表敬訪問のためのアポです。

その場合の、メールの文面について教えてください。

(例として、上司の名前が山田太郎で、部下の私の名前が田中花子とさせていただきます。)

下記のような書き方でよいのでしょうか?

何か良い書き方がありましたら教えてください。

——————————————
○○事務所
○○様

○○株式会社の田中と申します。
(突然のメールで失礼致します。)

このたびは~(以下本文)

よろしくお願い申し上げます。

○○株式会社
○○課 主任 山田太郎
(アシスタント 田中花子)
****************************
○○株式会社
○○課  田中花子
tel.00-0000-0000
e-mail:******@******
****************************

引用元-上司の代理でメールを送る場合 – その他(ビジネス・キャリア) | 【OKWAVE】

ビジネスメールの書き方!上司の代理で送る場合

メール及び書類を秘書さん宛てに送る時の宛名は下記です。

○○株式会社
秘書 ○○様

部に属する秘書さんなら、

○○株式会社
○○部
秘書 ○○様

役員秘書なら役職名プラス秘書で、どの場合でも「○○付」は要りません。(議員さんは事務所名に名前が入っているというだけですね)

○○株式会社
代表取締役社長秘書 ○○様

>そもそも、大手企業(新聞社とかシンクタンクとか)に属している個人の方あての場合(依頼状発送先も所属先の企業)で、秘書にあたる方がいないことがわかっている場合は、メールや手紙の宛名には、なんと書けばいいのでしょうか。

↑ちょっと意味がよく理解できなかったので回答になってるかわかりませんが秘書さんがいない場合は直接当人に送りますよね??
なので普通に当人宛てにします。

引用元-上司の代理でメールを送る場合 – その他(ビジネス・キャリア) | 【OKWAVE】

代理メールの注意点!上司に責任を負わせない

代理メールの注意点②:余計な付け足しはしない

次の注意点は、上司の指示通りのビジネスメールを書くということです。

上司の代理でビジネスメールを作成するときには、上司に指示された内容のみを書くようにしましょう。

あなたの考えや補足説明などを書いてしまうと、それによって誤解を招く恐れがあります。上司の代理でビジネスメールを書くときには、メールの責任者である上司に指示された内容のみを書き、余計な付け足しはしないようにしましょう。

付け足す場合は該当箇所の責任が自分にある旨を明記する

確認せずに文章の付け足しをすると、先方、上司、両方に迷惑をかけてしまう可能性があります。

どうしても補足しなければいけないことがある時は、その部分の責任者が上司ではなくあなただと明示しなければならないことも、重要な注意点です。

また、代理で作成したメールに補足や説明をつけ足すときには、上司に「この内容でよいか」の確認をとってから送信しましょう。勝手な行動を慎むということは、どんな場面においても重要な注意点です。

引用元-ビジネスメールを上司の代理で送る時の注意点3つ | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

上司の代わりにお礼メールを送る場合

●タイトルに必ず【○○(上司の名前)より御礼】という文字を入れて!

相手は上司の方からでなく、あなたのアドレスからメールが行くことで「おやっ」っと思うはず。

ですから、タイトルにわかりやすく概要を盛り込むこと。これはとても大切です。

文面は

●●●●様

日ごろより大変お世話になっております。

○○○○(会社名)○○(上司の方の名前)の部下、○○と申します。

このたびは、○○(上司)あてに大変結構なお品をお送りくださり、ありがとうございました。

部署一同、○○様の心づくしに大変感謝しております。

<品物の感想や職場の様子を入れる>

~お菓子や飲み物の場合~

さっそく15時に○○(商品の名称)をいただきました。

とても美味しいので、お店や商品名をメモしている者もおります。

いつもは黙々とパソコンに向かうのですが、今日ばかりは

おしゃべりが弾み、仕事の励みにもなりました。

本来ならば、○○(上司)がお礼を申し上げるところですが、

私○○が代理となりますこと、どうぞおゆるしください。

今後もより一層、皆様のお役に立てるよいサービスが提供できますように、日々努めてまいります。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

署名欄

引用元-上司の代わりにお礼状を書くときのマナーって!? – Suits-woman.jp / スーツ | 働く堅実女子のお悩み解決サイト

上司へ報告する時はメール?電話?

メールでいいの?

まず、上司へのメールの最重要ポイントは「メールを使った方が良いかどうか」の見極めです。

すぐに伝えないといけない報告や連絡はメールより直接話す方がいいことは当然ですが、内容を確認した後に何か指示があるような場合(指示があることが予測できる場合)はメールを避け、電話や直接話す方を選択することが重要です。

先輩や自分を指導する立場の指導担当者にはより円滑なコミュニケーションをはかるためにこの見極めの精度を高めることが必要です。

報告完了のタイミングとは

メールを送信したら報告完了・連絡を終えたと思い込んでいる方がいらっしゃいますが、相手がメールを見て内容を確認するまで報告や連絡は完了していません。

特に役職が上の上司は送られてくるメールの量があまりにも多く、あなたのメールを見逃してしまう可能性もあります。

内容にもよりますが返信のない場合は「メールご覧いただけましたか?」という確認のコミュニケーションをとる必要があります。

この時、気をつけないといけないのがタイミングです。
送信した内容に期限がある場合は準備の時間を考慮して逆算したタイミングで声掛けを行います。

また、その際には相手の状況も重要になります。

上司が何かあわただしく作業をしている状態であれば声掛けを避け、上司が他の社員と雑談を始めたり、休憩をとろうとしているタイミングを見計らい報告するのが一般的です。

引用元-ビジネスマナー講座!上司へのメールで気を付けるべき10の注意点 | Dreamer

twitterの反応

 - 仕事

ページ
上部へ