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就職先に卒業証明書を提出する時の添え状

   

就職先に卒業証明書を提出する時の添え状

就職先には卒業証明書などの書類を提出する場合きちんと添え状を書いていますか?

添え状はあまり書く機会もないのでどう書いていいのか分からない人もいるかもしれません。

添え状の書き方のポイントなどをまとめたので参考にしていただければと思います。

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公務員に採用!卒業証明書を提出するが添え状は必要?

先日、公務員に採用されたのですが、卒業証明書を提出するようにとの連絡があり、提出しようと思うのですが、その際、添え状などは必要でしょうか?教えて頂きたいです。

お願いします。

引用元-先日、公務員に採用されたのですが、卒業証明書を提出するようにとの… – Yahoo!知恵袋

企業に卒業証明書を提出する時の添え状のポイント

添え状に記載する内容とポイント

[全体の構成]

◎手紙とは異なり、ビジネス文書の体裁に近くなります。

そのため、横書きが一般的です。
宛名などを用紙の左上に書く点や、日付けが用紙の右上に来る点も手紙とは事なります。

◎季節を表わす時候の挨拶などは不要ですが、先方の企業に対して慣用句となる以下のような表現を良く用います。

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

「貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

◎文章の始まりと終わりに「頭語」「結語」をつけます。

良く用いられる例としては以下のようなものがあります。

以下の4例のうち最上段(拝啓+敬具)は最も一般的な形で、ビジネスでも良く用いられます。

下二つはかなり丁寧な形になります。どれを用いるかは自由です。どのペアでも履歴書の添え状として失礼にあたることは全くありません。

 ・「拝啓」で始まり「敬具」で結ぶ

 ・「謹啓」で始まり「敬具」で結ぶ

 ・「謹啓」で始まり「敬白」で結ぶ

 ・「謹啓」で始まり「謹白」で結ぶ

◎応募者であるあなたの住所氏名、連絡先を明記します。位置は日付けの下か、もしくは用紙の一番下の右端です。

1.宛名を書く
  応募する企業の採用担当部署あて(または採用担当者あて)に書きます。

2.日付を書く
  履歴書を送付する年月日を書きます。
    もし面 接当日に持参する場合にはその面接日の日付になります。

3.タイトル(表題)
  決まりはありませんが、タイトルは無理につける必要はありません。

タイトルをつける場合は、そのあとに続く文章がどちらかというと事務的な送付案内状の体裁になり、つけない場合は手紙に近い体裁になります。

添え状に自己PRや志望動機に近い内容を盛り込みたい場合には、タイトルをつけない方が作文しやすいように思います。

4.差出人の住所、氏名、連絡先
  求人に応募するあなたの住所、氏名、連絡先を書きます。
    学生の場合には学校名(大学名など)、学部、学科も書きます。

5.(必要に応じて)
  複数の職種を募集している場合には、応募する職種を書きます。

6.封筒に入れる書類の内容と枚数
  求人に応募するための書類の種類と枚数を書きます。

[書き方の例]
・添付書類
   ・履歴書 1枚
   ・職務経歴書 全2枚

引用元-履歴書の添え状》書き方/例文/手書き/就活転職/パート/バイト/縦書き/郵送<

企業へ卒業証明書を提出する時の添え状例

提出書類を内定後に送るときの添え状テンプレート

平成〇年〇月〇日
○○御中
                    住所
                    氏名
                    連絡先

拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。先日は内定通知を頂き、誠にありがとうございます。

下記の通り、提出書類を同封いたましたのでご確認ください。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。         
                             敬具
                          記

   1 卒業見込書             1通
   2 健康診断書             1通
   3 成績証明書             1通 

                              以上

引用元-内定後に提出が必要な入社書類一覧と添え状のマナー【テンプレートあり】 | 就活のことならキャリアパーク

添え状は手書き?パソコン?どっちで書く?

添え状に関しては手書きでもパソコンで入力したものでもOKですが、手書きの必要はない、というのが正直なところ。社会人になってから書類に同封する添え状は、パソコン入力で作成することがほとんどです。

パソコン入力の添え状のメリット

・作るのが簡単で、ファイルを保存しておけば使いまわしがきく。

・文書ソフトで書類が作成できる、という点を企業側に分かってもらえる。

・読みやすい。

特に、手書きで書くことで字が読みにくくなってしまっては、採用担当者にとってもマイナスです。履歴書やエントリーシートのように、字で丁寧さや人となりを伝える必要は添え状にはないと言っていいでしょう。

引用元-内定承諾書に同封する添え状の意味と書き方 – 履歴書Do

卒業証明書依頼文の書き方を教えて

まず、卒業証書なのであいては学校である事は間違いありませんので「○○学校 御中」から始めます。次に頭語である「拝啓」と書き出します。

時候は特に必要ありませんので前文で例えば「貴学におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」等と書き出します。

次に卒業証明書が必要になった経緯を書いていきます。

例えば「さて、この度・・・の都合により、○○学校の卒業証明書が必要になりました。
ご手配を頂けますよう何卒宜しくお願い致します。」等と書きます。

次に卒業証明書を発行する際等は、いきなり依頼文を送るよりも、先に電話等でやりとりをし、必要な送付物の確認やかかるのであれば手数料等を聞いている場合が多いのでそれらに対する回答の文章を書いていきます。

例えば「また、本日お電話にてお聞きしましたお手続きの件で必要な手数料と返信料を同封しておりますので、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。」等と書きましょう。

次に卒業証明書が必要な時期は決まっている場合がほとんどなのでいつまでに欲しいのかという希望の文章を書いていきます。

例えば「なお、お忙しい中大変恐縮なのですが、○月○日までに卒業証明書が必要な為、ご面倒でしょうが○月○日までに小生に届くようにご配慮下さいましたら幸いに存じます。」等と書きましょう。

次は依頼文の末尾になります。

この時に気を付けなければならないのが結語である「敬具」です。「拝啓」と書き出したのであれば必ず結語は「敬具」。

もし「前略」と書き出したのであれば「草々」等必ず頭語と結語はセットになっています。

間違っても「拝啓」で始め「草々」で終わったり、「前略」で始めて「敬具」で終わったりしないよう注意しましょう。

末尾の文章は例えば「末筆ながら、貴学の今後益々のご発展をお祈りしております。敬具」等と書きましょう。

これで本文は完成です。
 
この後に自分を特定できる情報を記載していきます。
 
・卒業年月日
・氏名
・学部(必要であれば)
 
は必ず記載するように心がけましょう。
 
これで卒業証明書依頼文は出来上がりです。

引用元-卒業証明書依頼文の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例 書き方ボックス

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