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仕事のことなら上司へ相談が一番!メールで送ってもいい?

      2016/06/19

仕事のことなら上司へ相談が一番!メールで送ってもいい?

仕事で悩んだり迷った時は誰に相談しますか?

同僚?上司?

やはり仕事の相談は上司にするのが一番だと思います。

相談する時の一番いい方法としては口頭ですが、忙しそうでなかなか時間を割いてもらう事が出来ない!

そんな時はメールで相談してみましょう。

上司にメールを送る時のポイントなどをまとめてみました。

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仕事のことを上司に相談したいがメールを送るのは失礼?

仕事にも慣れてきたので仕事の幅を広げて生きたいことなどを

タイミングを見計らって相談しようとして一ヶ月半が過ぎました。

こういうことはメールで相談しても失礼にはならないでしょうか?

それともメールで「相談したいことがあるので時間を少しもらう」

旨を伝えて直接いうべきか悩んでます。

引用元-忙しい上司に仕事のことをメールで相談することは失礼ですか? – その他(ビジネス・キャリア) 解決済 | 教えて!goo

上司に相談メールを送る時のマナーとは

大事な相談であればあるほど、本来は上司や先輩に直接話した方が絶対に無難です。

そのことを踏まえて、やむを得ず上司や先輩へビジネスメールを送る際の書き方マナーを考えてみましょう。

一つ、自分が相談される側の立場になって作成する

相談するときのビジネスメールというのは、自分よがりなってしまいがちなもの。

上司や先輩に対しては、「相談」とよりも「お伺い」するという気持ちで、

「相手がこのメールを読んでどんな風に感じるか?」

を考えて、ビジネスメールを作成しましょう。

これらは「相談」のメールに限らず、「ビジネスメール」のマナーの基本でもあります。
間違えても、上司や先輩への上から目線のぶっきらぼうな言葉を使ったメールではなく、
「お伺い」の気持ちで下から目線の丁寧な言葉でメールを作成します。

急いでいても必ず読み返すこと

上司や先輩へのビジネスメールの送信前には、必ず、客観的な気持ちで読み返しましょう。

「相談」のメールは、相手が読むだけではなく、「返信」が必須の内容です。

1文字違う書き方にしてしまえば、返信の内容が全く意味が変わることもありますので、たとえ社内のビジネスメールでも、仲のよい同僚に送るメールでも、送信前に一度読み返すことが大切です。

二つ、何を相談したいか簡潔に書く

上司や先輩へ「相談」する時のメールは、件名に「○○の件の相談」と、相手が件名を読んですぐに、

「このメールは相談で送ってきているんだ」とわかるような書き方で送りましょう。

そして、何をどんな風に自分は困っていて、または相手に相談したくて、最終的にどうなりたいかを簡潔に書きます。

1スクロールを超えるような内容や、最終的に自分はどうなりたいかが無い相談は、上司や先輩に直接あったり、電話で相談する方が向いています。

相手を誤解させないように明瞭に!

メールは顔が見えないため、何でも書きやすいのですが、自分がどうなりたいかなどの具体性の薄いメールは、相手が「返信に困る」メールです。

相手が返信に戸惑ったり、悩ませるような書き方のメールは、ビジネスメールとしてはマナー違反なメールなのです。

自分が送られてきて、戸惑うようなメールは相手には送らないようにしましょう。

引用元-上司や先輩に相談事をするメールの書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

上司へのメールは「相談」よりも「連絡」「報告」が適している

IT化した昨今、上司に伝える方法は、メール・手紙・電話・口頭、と多様にあります。

しかし、個人的には「口頭」をおすすめします。

メールは、あとで参照できるよう証拠を残す、じっくり考えるためには適切な方法で、

「報告」「連絡」には適しています。

しかし、「相談」は双方の意見を何回もやり取りして解決されることが多く、メール・電話では、やりにくいでしょう。

また、新人さんであれば、意図を伝える、質問内容を伝える、等が正しくできません。

その際に上司からの補足質問等を仰ぎやすいのも「口頭」だからです。

引用元-新人さん必見!上司に「相談」するときのコツ | nanapi [ナナピ]

上司にメールを送る時に使ってはいけない言葉とは

上司へメールを送信するに当たり、通常で使っている言葉の中には失礼に値する言葉もありますので、言葉遣いには十分注意しましょう。

例えば、「分かりました」という言葉は目上の人に対して使ってしまうと失礼に当たりますので、

「かしこまりました」「承知致しました」

という謙譲語を使いましょう。

また、よく「了解です」「了解しました」という言葉を使うと思いますが、この言葉は上から相手を見て、許す場合に使う言葉です。

お客様や目上の人には決して使ってはいけない言葉ですから、

「かしこまりました」「承知いたしました」

と変えるように心がけましょう。

よく使う言葉の中には「大丈夫です」という言葉がありますが、この言葉は完全に自分主体の発言であり、目上の人は「判断するのはお前じゃないぞ」、と不快に思うこともありえますので、

「差し支えありません」

などの言葉に置き換えましょう。

この他にも上司に不快な思いをさせてしまう言葉としては、「頑張ってください」も当てはまります。

これも目上の人に対して使うと大変な失礼に当たりますので、

「ご成功をお祈りいたします」

とした方が良いでしょう。

引用元-上司へのメールの書き方は合ってますか?ビジネスマン必見!! | 厳選!新鮮!とっておき@びっくり情報

上司が好む返信メールとは?

【ポイント1】ちょっとした内容でも「読みました」メールは必須!

上司からのメールが来たら、「読んだ」ことを伝えるために、すぐに返信しましょう。

上司は重要な事項をわざわざメールで送ってきたわけですから、ちゃんと部下に伝わっているかは大なり小なり気になっているはずです。

「承知いたしました」「ご連絡ありがとうございます」など1~2行程度で良いので「読みました」メールは送っておきましょう。

反対に、「●●について報告してほしい」などの返信に時間を要するメールが来た場合は、承知した旨のメールを先に送っておくといいでしょう。

まずは上司へ「部下に意図が伝わった」ことを知らせてあげるのがポイントです。

【ポイント2】メールと口頭をうまく使い分ける

報告は「メール+口頭」が基本。状況に合わせて判断しましょう。

例えば、ちょっとしたことでも、緊急を要するときや、上司からすぐに指示をもらう必要がある場合には、メールより直接口頭で返事をしたほうがふさわしいこともあるからです。

反対に、返答のボリュームが多い場合など、メールのほうが好まれる場合もあります。

メールがいいか口頭がいいかはケースバイケース。うまく見極めて使い分けられるようになりたいものです。

ただし、メールはあくまで補佐的にとらえ、上司が万が一見過ごしてしまっても仕方ない存在程度に思っておくことです。重要な事項は口頭でもしっかり伝えましょう。

 

引用元-【上司に報告メール、それで大丈夫?】気をつけたいビジネスメールのポイント4つ – リクナビNEXTジャーナル

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